Акт приёма-передачи документов — образец
Акт приёма-передачи документов фиксирует, какие документы и в каком виде передал один человек другому: оригиналы, копии, количество листов. Он нужен, когда документы отдают на проверку, оформление, хранение или для сделки. Заполните шаги, и конструктор соберёт готовый PDF. Что понадобится для заполнения
- данные передающей и принимающей сторон;
- основание передачи: договор или поручение;
- перечень документов: наименование, вид (оригинал или копия), количество, листов;
- замечания к состоянию документов;
- цель передачи и срок возврата оригиналов.
Если документы передаются представителю для оформления, добавьте доверенность на представление интересов. Разбор полей формы есть в инструкции под формой.
Образец документа — пример заполнения
Фрагмент готового документа. Все данные вымышлены и показаны для примера.
АКТ № [номер акта]
приёма-передачи документов
| г. Москва | 15 сентября 2026 года |
Иванов Иван Иванович, дата рождения: 12.03.1985, место рождения: г. Москва, адрес регистрации: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25, паспорт: 45 12 345678, выдан: 18.06.2015, кем выдан: ГУ МВД России по г. Москве, код подразделения: 770-045, именуемый(ая) в дальнейшем «Передающая сторона», и Сидоров Алексей Петрович, дата рождения: 12.03.1985, место рождения: г. Москва, адрес регистрации: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25, паспорт: 45 12 345678, выдан: 18.06.2015, кем выдан: ГУ МВД России по г. Москве, код подразделения: 770-045, именуемый(ая) в дальнейшем «Принимающая сторона», совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт (далее — «Акт») о нижеследующем:
1. В рамках договора оказания услуг № 5 от 01.09.2026. Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла следующие документы:
| № | Наименование документа | Вид | Кол-во | Листов |
| 1 | Иванов Иван Иванович (с приложениями) | оригинал | 1 | [листов] |
| 2 | Петрова Мария Сергеевна (с приложениями) | оригинал | 1 | [листов] |
… Остальные разделы, реквизиты и подписи — в готовом документе.
О документе: условия и пояснения
Зачем нужен акт и когда его подписывать
Акт показывает, что именно получил принимающий, и защищает обе стороны: передающего от обвинений в неполной передаче, принимающего от претензий за то, чего он не получал. Особенно он нужен для оригиналов: паспортов, свидетельств, дипломов, документов на недвижимость.
| Основание передачи | Что учесть |
|---|---|
| Договор | Укажите номер и дату договора, по которому документы передаются |
| Поручение | Например, юристу или представителю для подачи в орган |
| Без основания | Допустимо, но лучше записать цель в поле «Для чего переданы документы» |
Кто подписывает акт
Подписывают передающий и принимающий. Если принимает организация, укажите должность и ФИО сотрудника.
Что указать в акте
Основной элемент — перечень документов.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Наименование | Как документ называется: «свидетельство о рождении» |
| Вид | Оригинал или копия; для копий уточните, заверена ли она |
| Количество и листы | Сколько экземпляров и сколько страниц |
| Примечание | Номер, дата, особенности |
| Цель передачи | Для чего получены документы: подача в МФЦ, оценка, хранение |
| Возврат оригиналов | Не нужно, до определённой даты или по требованию |
Состояние и замечания
Если документ повреждён или частично нечитаем, это нужно записать в замечаниях. Иначе потом возникнет вопрос, кто его испортил.
Хорошая запись
Свидетельство о рождении, оригинал, 1 лист: порван правый нижний угол, текст читаем.
Плохая запись
Документ в плохом состоянии.
Взаимные претензии
Принимающий подтверждает, что получил документы в указанном составе и состоянии.
Если принимающий не согласен с описанием, запишите расхождения, чтобы потом не спорить.
Возврат оригиналов
Документы остаются у принимающего: например, при сдаче в архив или передаче нотариусу.
Укажите дату. Она защищает передающего: после неё он вправе требовать документы обратно.
При возврате составьте обратный акт или сделайте отметку на этом.
Что сделать после подписания
Типичные ошибки
Часто задаваемые вопросы
Закон не обязывает составлять акт во всех случаях, но в спорах он остаётся главным доказательством того, что передача состоялась и что именно было передано. Для важных и оригинальных документов акт настоятельно рекомендуется.
Нет, подписей сторон достаточно. Организации, которые работают с печатью, обычно заверяют акт печатью, но закон не требует её обязательного использования.
Указывайте название, дату и номер документа, вид (оригинал или копия) и количество листов. Для многостраничных документов удобно отметить, что листы пронумерованы.
Выберите «Юридическое лицо» или укажите представителя в строке «В лице». Полномочия подтверждаются доверенностью, её реквизиты лучше указать в акте.
Можно, поле необязательное. Но для оригиналов и пакетов из нескольких документов количество листов полезно указывать, так как это защищает обе стороны.
Нет. Акт имеет силу при подписании сторонами. Нотариальное удостоверение нужно только в отдельных случаях, которые прямо предусмотрены законом.
Составьте новый акт, где стороны поменяются местами: тот, кто получил документы, теперь передаёт их обратно. Можно также сделать на первом акте отметку о возврате с датой и подписями.
Хотя бы в течение срока исковой давности (общий срок три года) плюс запас. Если акт связан с бухгалтерскими документами организации, применяются сроки хранения, установленные для таких документов.