Акт сверки взаиморасчётов: что это, как составить и прочитать

Что такое акт сверки и зачем он нужен

Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором две стороны (организации, ИП) сопоставляют свои данные о договорах, отгрузках и платежах за период и фиксируют итоговое сальдо: кто кому должен и сколько. Это не первичный документ, а «срез» расчётов, поэтому закон его не требует. Но договор может обязать вас сверяться регулярно, а на практике акт защищает от споров.

Акт сверки помогает выявить неучтённые платежи и ошибки в проводках, подтвердить долг перед обращением в суд, закрыть квартал или год и передать дела при смене бухгалтера.

Сверка касается только денег и документов, по которым они двигались. Она не меняет условия договора и не заменяет акт выполненных работ или накладную: сначала оформляются первичные документы, а затем по ним сверяются расчёты. Одностороннюю сверку (когда вы сами составили акт и отправили контрагенту) тоже можно использовать как подтверждение вашей позиции, но юридической силы двустороннего акта у неё нет.

Когда составляют акт сверки

Из чего состоит акт

1. Шапка: название, город, дата, наименования сторон, номер и дата договора.
2. Период сверки, например с 1 января по 30 сентября 2026 года.
3. Сальдо на начало периода по данным каждой стороны.
4. Таблица операций: дата, документ (накладная, акт, платёжное поручение), сумма по дебету и кредиту.
5. Обороты и сальдо на конец периода с итоговой фразой вида «задолженность в пользу ...».
6. Подписи уполномоченных лиц, с расшифровкой и должностью. Печать, как правило, не обязательна.

Перед подписанием пройдитесь по списку:

Как читать дебет и кредит

Каждая сторона берёт данные из своего учёта, поэтому у вас и у контрагента колонки зеркальны. Пример для поставщика, который оказывает услуги покупателю (условные числа):

В учёте поставщика дебет — то, что он должен получить (отгрузки, услуги), кредит — то, что уже получено. Дебетовое сальдо 40 000 ₽ означает: покупатель должен поставщику 40 000 ₽, то есть сальдо в пользу поставщика. В акте покупателя те же операции окажутся в обратных колонках, и итог будет кредитовым.

Если сальдо у вас дебетовое, долг должны вам. Если кредитовое, долг ваш. Итоговую фразу сверяйте по смыслу: «задолженность в пользу ...» называет того, кому должны.

Что делать при расхождениях

• Данные совпали
• Есть расхождения
• Контрагент молчит

Акт сверки и срок исковой давности

Общий срок исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ). Согласно ст. 203 ГК РФ течение срока прерывается действиями, которые свидетельствуют о признании долга. В п. 20 Постановления Пленума ВС РФ № 43 к таким действиям отнесён и акт сверки, подписанный уполномоченным лицом. После перерыва срок начинается заново.

Это значит, что подписанный акт может быть сильным доказательством, но результат зависит от обстоятельств: кто подписал, нет ли оговорок, не истёк ли срок на дату подписания. В спорных ситуациях лучше проконсультироваться с юристом.

Электронный акт, хранение, ИП и самозанятые

ЭДО. Акт можно подписать электронно через оператора ЭДО. Какой вид подписи подойдёт, лучше закрепить в договоре или соглашении об ЭДО.

Хранение. Первичные документы хранят не менее 5 лет после отчётного года, в котором они использовались для налогов. Акты сверки удобно хранить вместе с договором, а при возможном споре — до его завершения.

ИП и организации. ИП составляет акт так же, как организация: подписывает сам или представитель по доверенности. Это частый случай для расчётов между ИП и ООО.

Самозанятые. У плательщика НПД нет обязанности вести бухучёт, а подтверждением оплаты служат чеки из «Мой налог». Сверяться можно по чекам и актам выполненных работ; при необходимости акт сверки подписывается так же. Подробнее — в статье про договор с самозанятым.