Аренда помещения у физического лица: налоги, договор и оплата для организации и ИП

Можно ли арендовать помещение у физического лица

Да. Арендодателем нежилого помещения может быть не только организация или ИП, но и обычный гражданин, которому помещение принадлежит. Организация или ИП в роли арендатора заключают с ним стандартный договор аренды (гл. 34 ГК РФ). Главное отличие от аренды у компании: арендатор берёт на себя налоговые обязанности, потому что арендная плата для физлица является его доходом.

Если вы сами сдаёте жильё, а не снимаете помещение, смотрите статью про налог при сдаче квартиры.

НДФЛ: почему арендатор становится налоговым агентом

Доходы от сдачи имущества в аренду облагаются НДФЛ (ст. 208 НК РФ). Российские организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие такой доход физлицу, обязаны исчислить, удержать и перечислить налог (п. 1 ст. 226 НК РФ). Минфин в письме от 21.08.2025 № 03-04-05/81500 подтверждает: организация, платящая арендную плату физлицу, исполняет обязанности налогового агента.

Практический вывод для договора: сумма, которую получит арендодатель на руки, меньше начисленной арендной платы на сумму НДФЛ. Перекладывать эту обязанность на арендодателя нельзя, но размер платежа лучше прямо прописать с оговоркой «с учётом налога, удерживаемого арендатором». Ставки для резидентов действуют по прогрессивной шкале (13% с годового дохода до 2,4 млн ₽, выше — повышенные ставки), для нерезидентов ставка выше; актуальные значения проверяйте на сайте ФНС.

1. Начислите арендную плату за период согласно договору.
2. Удержите НДФЛ при фактической выплате денег арендодателю.
3. Перечислите налог в бюджет в сроки п. 6 ст. 226 НК РФ: за выплаты с 1-го по 22-е число — не позднее 28-го числа текущего месяца, с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца (с особым правилом для конца декабря).
4. Отразите доход арендодателя в отчётности налогового агента по НДФЛ и сохраните документы.

Страховые взносы и расходы арендатора

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты физлицам по трудовым договорам и по гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг (ст. 420 НК РФ). Аренда имущества к таким договорам не относится, поэтому, по общепринятой позиции, взносы на арендную плату не начисляются. Если сомневаетесь в своём случае, уточните у налоговой или бухгалтера.

Арендная плата — обычный расход арендатора. На ОСНО и на УСН с объектом «доходы минус расходы» её учитывают при соблюдении общих требований: расход должен быть экономически обоснован и подтверждён документами. На УСН «доходы» расходы налог не уменьшают. Детали зависят от вашего режима, поэтому согласуйте учёт с бухгалтером.

Кто арендодатель: налоговые последствия

Частая ловушка: арендодатель называет себя «самозанятым» и присылает чеки за аренду нежилого помещения. Налоговый риск в этом случае ложится и на него, и на арендатора, поэтому статус арендодателя проверяйте до подписания договора. Для жилья всё иначе, подробности — в статье сдавать квартиру самозанятым.

Как оформить договор аренды

Договор аренды недвижимости заключают в письменной форме. Для типового случая подойдёт договор аренды нежилого помещения или договор аренды офиса. Что проверить перед подписанием:

Изменения в действующий договор вносят дополнительным соглашением к договору аренды; общие правила оформления разобраны в статье дополнительное соглашение к договору. Для досрочного прекращения аренды подойдёт соглашение о расторжении договора аренды.

Регистрация договора аренды от года

Договор аренды здания или сооружения, заключённый на срок не менее года, подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Разъяснения высших судов распространяют это правило на аренду нежилых помещений в зданиях. Пока договор не зарегистрирован, он считается незаключённым, а значит, арендатор рискует остаться без защиты, если арендодатель передумает.

Договор на срок менее года регистрировать не нужно. Но если договор продолжает действовать по закону на неопределённый срок (ст. 621 ГК РФ), стороны нередко заключают его заново, поэтому следите за сроками. Заявление о регистрации подают в Росреестр, обычно через МФЦ или электронно; стоимость и сроки уточняйте на сайте ведомства.

Оплата аренды: счёт, расписка и подтверждение

Что делать в итоге

Алгоритм простой: проверить собственника и его статус, подготовить договор по образцу из конструктора документов, зарегистрировать его при сроке от года, а затем ежемесячно удерживать и перечислять НДФЛ. Для сложных случаев (общая собственность, нерезидент, смена статуса арендодателя) стоит обратиться к бухгалтеру или юристу.

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую консультацию по вашей ситуации.