Порядок оформления сотрудника: коротко
Оформление не сводится к одной бумаге: нужно проверить документы, подписать договор, при необходимости издать приказ, ознакомить человека с локальными актами и передать сведения о приёме в СФР. Ниже общий порядок по Трудовому кодексу; статья справочная, она не заменяет консультацию юриста по сложным случаям.
- Получите документы от кандидата (список ниже).
- Ознакомьте его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с работой, до подписания договора (ст. 68 ТК РФ).
- Подпишите трудовой договор в двух экземплярах.
- Издайте приказ о приёме и внесите запись в кадровые документы.
- Передайте сведения о приёме в СФР (ЕФС-1).
- Проведите вводные инструктажи и допустите к работе.
Какие документы нужны при приёме
Перечень закреплён в ст. 65 ТК РФ. Требовать что-то сверх него можно только если это прямо предусмотрено федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства.
| Документ | Когда нужен |
|---|---|
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Всегда |
| Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности | Кроме случаев, когда работа по договору впервые |
| Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (СНИЛС, в том числе в электронной форме) | Всегда, кроме первого трудоустройства: тогда СНИЛС оформляет работодатель |
| Документы воинского учёта | Для военнообязанных и призывников |
| Документ об образовании и (или) квалификации | Если для работы нужны специальные знания |
| Справка об отсутствии судимости и другие справки | Только для работ, где это требует закон |
Трудовой договор: форма и срок
Договор заключается письменно в двух экземплярах, подписанных сторонами: один отдаётся работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре работодателя (ст. 67 ТК РФ). Если человека допустили к работе с ведома работодателя без письменного договора, договор считается заключённым, а оформить его на бумаге нужно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. Не доводите до этого: подписывайте договор до выхода на работу.
Готовый шаблон, который можно заполнить онлайн, есть среди документов БАЗАДОК: там же образцы срочного трудового договора и приказа о приёме. Срочный договор допустим только в случаях, которые разрешает Трудовой кодекс, и причину срока нужно указать в тексте.
Заключается по умолчанию, когда срок не оговорён. Для большинства постоянных должностей этот вариант проще и безопаснее: не нужно доказывать основание срока.
Нужен, например, для временной замены или сезонной работы. В договоре указывают срок и обстоятельство, которое его обусловило; если основание названо неверно, спор могут решить в пользу бессрочного договора.
Приказ о приёме и сведения в СФР
После изменений 2021 года (Федеральный закон № 377-ФЗ) ст. 68 ТК РФ говорит, что работодатель вправе издать приказ на основании заключённого договора, а содержание приказа должно соответствовать договору. Для приказа можно взять привычную форму Т-1 или собственный бланк. Приказ почти всегда издают: он нужен для кадрового учёта и сведений в СФР.
Сведения о приёме работодатель передаёт в СФР в составе формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после даты приказа или иного кадрового документа о приёме. Именно эта дата отсчёта делает приказ важным. Образец приказа найдёте в каталоге документов. Если к вам вернутся за сведениями о трудовой деятельности, ст. 66.1 ТК РФ обязывает выдать их не позднее трёх рабочих дней со дня заявления.
Испытательный срок
Условие об испытании должно быть прописано в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ); если человека допустили без договора, условие может быть включено только отдельным письменным соглашением до начала работы.
| Ситуация | Максимальный срок |
|---|---|
| Обычный работник | 3 месяца |
| Руководитель организации, заместитель, главный бухгалтер и его заместитель, руководитель филиала | До 6 месяцев |
| Договор на срок от 2 до 6 месяцев | 2 недели |
Испытание не устанавливают, например, беременным женщинам, лицам младше 18 лет, победителям конкурса на должность и тем, с кем договор заключён на срок менее двух месяцев. Полный перечень проверьте в самой статье.
ИП как работодатель, инструктажи и персональные данные
ИП, нанимающий первого работника, по общему правилу отдельно не регистрируется: СФР ставит его на учёт как страхователя автоматически на основании поданных сведений о работнике. Порядок могут уточнять, поэтому свяжитесь с отделением СФР, если не уверены.
Вводный инструктаж по охране труда и обучение по ней нужно провести до допуска к самостоятельной работе, а требования к срокам и видам инструктажей зависят от профессии. Персональные данные сотрудника обрабатывайте с соблюдением закона о персональных данных и храните ограниченный доступ к личным делам.
Что грозит за неоформление
За допуск работника без оформления трудового договора действует ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Ориентиры по штрафам при первом нарушении: для ИП от 5 до 10 тысяч рублей, для организации от 50 до 100 тысяч рублей, а при повторном нарушении суммы выше (ИП от 30 до 40 тысяч, организация от 100 до 200 тысяч). Фактические суммы могли меняться, сверьтесь с текстом КоАП перед принятием решения. Кроме штрафа, суд может признать отношения трудовыми, а работодателю придётся доначислять взносы и выплаты.
Основание: ст. 57, 65, 66.1, 67, 68, 70 Трудового кодекса РФ; ст. 5.27 КоАП РФ
Источники
- Статья 67 ТК РФ. Форма трудового договора — ГАРАНТ
- Статья 68 ТК РФ. Оформление приема на работу — ЗаконРФ
- Статья 70 ТК РФ. Испытание при приеме на работу — ЗаконРФ
- Сроки сдачи СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 в 2026 году — Главная книга/СПМаг
- Чем работодателю грозит неоформление работника (ст. 5.27 КоАП РФ) — Главная книга
Какой документ понадобится
Частые вопросы
Читайте также
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или бухгалтера. Суммы и сроки указаны на дату обновления — перед платежом сверьтесь с официальными источниками.